文字的许多功能和用途，并不是文字一产生就具备的，它是人类为了满足生存生活的需要逐渐开发出来的。就如木头本没有什么用处一样，它点火、造船、造农具、造房子、造箱子的功能是人类对它创造性使用的结果。
那么，文字功能是怎样在人类生存生活的需要下，逐渐发展成现在的样子的呢？
我们知道远古的人类并没有文字，人们是通过结绳记事的。其实更确切一点说，不是结绳记事，是结绳记“物”。一个绳结的大小怎么能表示一个事件发生发展的具体过程呢？用绳结的大小来表示捕猎动物的大小和收获粮食的多少还是有可能的。所以说，结绳只能记“物”，并不能记事。就是记物，结绳也有很大的局限性。它只能大概地、比较性地表示“物”的大小和多少，无法表示“物”的具体形状。对一个没有管理过绳结的人来说，他很难知道一个个的绳结究竟代表的是什么“物”。为了把“物”用容易识别的东西表示出来，人们就创造了“画”。这个“画”这就是传统中说的仓颉用来表示“物”的原始文字。如果说“画”是文字的雏形，那么可以说，最初的文字是只具有“形”的要素，它主要是让眼睛来识别的，它的功能也只具有记录的功能。字，来源于画。字画同源的说法，并不虚妄。
用“画”表示物，虽方便了许多，但有时“画”在眼前，有时不在眼前。人们不可能天天拿着“画”来进行交流。当“画”不在眼前时，用打手势，体态说明“画”所表达的“物”，是很困难的。如果给“画”一个固定的声音，有一个能够叫出来的名子，就简单多了。这样人们的“画”就不仅有了视觉的形，也有了一个和它对应的声音的表达。这样，这个“画”就不仅有了形，同时也有了“音”，它不仅能通过“形”记录记载，也可以通过“音”用嘴进行交流了。可以说，从此，文字就有了交流的功能。许慎《〈说文解字〉叙》中说：“盖依类象形，故谓之文；其后形声相益，即谓之字。”按许慎的说法，文字的雏形“画”是只能叫文，还不能叫字。当这个“画”有了形也有了读音之后，才被称为字的。也就是说，文字是“物”特征明显的“画”，这“画”有了特定的读音之后，才有了交际功能后，才被称作文字的。
汉字形音的产生，使这种“画”变成了一种抽象的符号。这些抽象的符号在人类长期的使用过程中被固定下来，成为一种公认的约定的能代表一定的“物”的符号。“画”代表的内容就成了这个字最基本的含义。这样文字就具足了音形义三个基本要素。汉字便真正完成了它的成型。
文字虽然有了记录、记载、交流的功能，但记录、记载、交流的内容还仅仅停留在对“物”形状的表达上，要知道这个“物”的位置、方向、作用、性质、功能等还有一定的困难。这样，指示字就产生了。如“上、下、本、刃、内、外等字便是。指示字的产生，表明文字说明事物功能的产生。
在人类日常生活不断交流的过程中，只对“物”加以说明是不够的，世上的“物”都是相互联系不断变化的。这时，人就需要把“物”的发展变化的过程表达出来，这就是叙事。人类最初的叙事记录是用字表达的。如牧、放、解等字便是。这就是会意字。会意字的产生可以说是是文字叙事功能的开端。
事物的发展变化都是有一定道理的。也就是说“物”的发展变化都有其内在的规律，人类对这些规律的说明就是说理了。如果说理，即表达思想，没有虚词是不行的。我想文字说理功能的出现，应该是表达虚词的字大量创造出来的时候。
在日常生活中，不仅需要记载、记录、说明、叙事、说理。在与他人或自然的接触中，还会产生各种各样的情绪，如：不满、高兴、嫉妒、同情等，这样文字也便有了表达感情的需要。不仅如此，随着文字在日常生活中的广泛应用，需要文字的数量越来越大。为了适应交际的需要，必须有一个宜于造字的简单方法，于是形声字便产生了。以现有的文字为材料，或当作形旁，或当作声旁，把形旁和声旁一组合就是一个字，它的音形义便一起产生了。汉字是以形表意的文字。我想，外国表音文字的出现和我国形声字的出现应该同出一理，都是在人类应用文字广泛交流的需要下产生出来的。不同的是汉字是在原来文字基础上的改进改良，表意文字是在原来文字基础上进行了改革，直接用音代表音形义罢了。
随着文字应用的发展，文字不但能通过说明、叙事、记录、记载、说理、抒情的功能描述现实存在的东西，还可以表达人类想象的、渴望的、理想的现实不存在的东西。再现实的基础上，通过对现实的加工，把想象的、渴望的、理想的东西表达出来，来满足自己情感上的需要，这就是文学艺术创作。这样，文字的创作艺术功能也便产生了。
总之，文字功能是依据人类生存生活的需要逐渐开掘和发展起来的，形音义三个要素也是在生活的需要下逐渐具足的。从文字的发展过程来看，文字起初并不是为了交流的，它是帮助人们进行记录、记载的符号。文字有了音的要素后，才有了交流的功能。当我们把本不为交流的文字也叫做语言，即书面语言。书面语言也被看作是可以交流的语言时，文字才可以叫做是记录语言的系统符号，才把文字的记录、说明、叙事、说理、抒情和艺术创作等主要功能都称作是文字的交流功能。